「急に体調が悪くなったため仕事を休みたいが、1時間前に連絡をしても大丈夫だろうか」「休む電話を入れるタイミングや伝え方がわからない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
スムーズかつ円満に仕事を休むには、状況に応じて適切なタイミングで連絡を入れることが欠かせません。
今回は、仕事を休む電話の適切なタイミングや連絡のタイミングが重要な理由、電話例文などについて解説します。
「仕事を休む際の適切な電話のかけ方を知りたい」「急な休みでも円滑な職場関係を維持したい」という方は、ぜひ参考にしてください。
仕事を休む電話は1時間前でOK？パターン別に何分前にかけるべきか解説
仕事を休むための電話を掛ける適切なタイミングは、その時の状況によって異なります。今回紹介するのは、以下の3パターンです。
- 体調不良や身内の不幸などやむを得ない場合
- 前日に都合が悪くなった場合
- 事前に決まっている予定の場合
それぞれ見ていきましょう。
体調不良や身内の不幸などやむを得ない場合：当日の30分〜1時間前に電話する
体調不良や身内の不幸など、やむを得ない理由で仕事を休む場合、電話をかけるタイミングは非常に重要です。一般的には、当日の業務が始まる30分〜1時間前に連絡することが望ましいとされています。このタイミングであれば、職場側も必要な業務の引き継ぎや人員の調整を行う時間を確保しやすいため、業務に大きな支障をきたすリスクを軽減できるでしょう。
ただし、電話をかける際には職場の出勤時間や上司のスケジュールにも配慮する必要があります。例えば、早朝に電話をかけると、上司がまだ出勤していない可能性もあるため、事前に相手の勤務時間を確認しておくと安心です。
また、自分が重要なプロジェクトに関わっている場合や、急な休みが業務全体に大きな影響を及ぼす状況であれば、可能な限り早い段階での連絡が望ましいでしょう。
前日に都合が悪くなった場合：分かったタイミングかつ業務時間内に電話する
仕事の前日に急に都合が悪くなった場合、できるだけ早く職場に連絡を入れることが重要です。特に、休みの理由が体調不良や家族の緊急事態であれば、すぐに上司に報告し、職場が欠員に対し十分な対応をするための準備時間を確保できるようにすることが求められます。
理想としては、都合が悪いと分かったタイミングですぐに電話をかけることですが、会社や上司の業務時間内に対応できる時間を選ぶことも大切です。
連絡を遅らせると職場側が急な欠勤に対応するための余裕がなくなり、業務に支障をきたす可能性があるため注意しましょう。例えば、夕方に体調が悪くなったと気づいた場合、業務終了時間までに連絡を入れることが望ましいです。
事前に決まっている予定の場合：早めのタイミングで直接相談する
事前に決まっている予定がある場合は、前日や当日ではなく、なるべく早めに上司へ直接相談することが大切です。例えば、結婚式や旅行などの事前にスケジュールが確定するイベントの際には、上司が社内のスケジュールを調整しやすいよう、早い段階で伝えましょう。
また、会社によっては、上司に相談した後で有給休暇や特別休暇の正式な申請が求められる場合もあります。この場合は、申請方法や必要な手続きを確認しておくと安心です。
なお、上司への相談は忙しそうな時間を避け「お時間よろしいですか？」「少しご相談しても良いですか？」などの一言を添えることで、スムーズに話を進められるでしょう。
事前に分かっている予定については、早めに相談することで職場の円滑な運営を保てるため、より良い職場関係を築きやすいでしょう。
当日の仕事を休む電話は1時間前でOK？連絡のタイミングが重要な理由と対処法
上述したように、やむを得ない理由で仕事を休む場合、連絡の電話は30分〜1時間前に掛けるのが適切といえます。
このように仕事を休む際の連絡のタイミングは重要視されますが、その理由は「会社メンバーへの負担が大きくなるから」です。連絡の適切なタイミングは状況に応じて異なるため、対処法と合わせて詳しく解説します。
会社メンバーへの影響が大きくなる（特にシフト制の場合）
仕事を休む連絡が遅れた場合、業務の進行が予定通りに行かなかったり、適切に人材を配置できなかったりと、会社メンバーへの影響が大きくなってしまいます。
特に、シフト制の職場では他のメンバーの負担が増えてしまうため注意しましょう。当日になってからの連絡では、代わりの人を見つける時間が限られ、他のスタッフに急なシフト変更を依頼する必要が生じます。その結果、急遽出勤をお願いされるスタッフにも負担がかかり、職場全体のスムーズな運営が難しくなることがあります。
そのため、何らかの事情があって休む場合は、できるだけ早めに上司へ連絡することが欠かせません。
連絡の適切なタイミングは状況に応じて異なる
仕事を休む際の連絡は、一般的に業務開始の30分〜1時間前が理想的とされていますが、状況によってはその時間帯に電話をかけられないことがあるかもしれません。また、シフト制の職場や、上司の勤務時間が不規則な場合、適切なタイミングに迷うことがあるでしょう。
このような場合の対処法として、以下のタイミングを狙って連絡するのがおすすめです。
- 業務の進行を妨げないタイミング（出勤前・休憩時間など）
- シフト制を考慮したタイミング（朝の場合は早朝、午後の場合は業務時間前）
状況に応じた適切なタイミングで連絡を入れることで、職場への影響を最小限に抑えられます。
なお、家族の急な病気等、緊急性の高い事態が発生した場合には、すぐに会社へ連絡を入れるべきです。現状を的確に伝え、会社の理解を得られるようにしましょう。
仕事を休む電話は誰にすべき？
仕事を休む際、連絡する相手は状況によって異なりますが、基本的には上司や直属のマネージャーが最優先です。普段、指示を仰いでいる上司やマネージャーに直接連絡を取り、休む理由や業務の引き継ぎ方法を伝えましょう。
また、企業によっては欠勤の手続きを人事部門に行う必要があるため、あらかじめ確認しておくと安心です。
さらに、会議や重要な業務に関わるようであれば、関係者やクライアントにも連絡が必要な場合もあります。必要に応じて早めに連絡を入れ、影響を最小限に抑えられるようにしましょう。
体調不良で仕事を休む時の電話例文
体調不良で仕事を休む電話をかける際の例文としては、次のような表現が適切です。
「おはようございます。〇〇部署の××です。突然のご連絡で申し訳ありませんが、朝から体調が悪く発熱しているため、本日はお休みをいただきたいと思っております。なお、急ぎの業務は特にありませんので、ご安心ください。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」
もし引き継ぎが必要な業務がある場合、電話の際に上司に相談しましょう。また、引き継ぎ業務について話が長くなるようであれば、メールで詳細を伝えると親切です。
このような丁寧な対応により職場への影響を最小限に抑え、信頼関係を保ちやすいでしょう。
仕事を休む電話で怒られることはある？電話が怖いときの対処法
やむを得ない理由で仕事を休む場合、適切なタイミングにマナーを守って連絡すれば、怒られることはないでしょう。とはいえ、休みの連絡を入れるのが怖いと感じる方も多いはず。
以下より、仕事を休む電話が怖い時の対処法を解説します。
どうしても電話するのが怖ければメール等で伝える
電話での欠勤連絡がどうしても怖いと感じる場合、メールやLINEを利用するのも一つの方法です。最近では、これらのコミュニケーションツールを使った欠勤連絡が一般的になりつつあります。
メールやLINEであれば上司が不在の際でも確実に伝えられることに加え、送受信の履歴が残るため、伝え漏れや言い回しによる誤解を避けやすいでしょう。
ただし当日欠勤は電話で伝えるのがおすすめ
メールやLINEでの欠勤連絡を認める会社も増えてきている一方、当日欠勤をする場合、電話での連絡がおすすめです。その理由は、要件を迅速かつ確実に伝えるためです。
メール等による連絡は相手が見落としてしまうリスクがあり、その結果、業務に支障をきたす可能性があります。特に、シフト制の職場やチームワークが重要な環境では、欠勤の連絡が遅れることで同僚や上司に不便をかけることも少なくありません。
また、業務の進捗状況や引き継ぎが必要な場合、電話で直接話すことで情報を迅速に共有できるため、混乱を避けられるでしょう。
休みの電話をするのに緊張するかもしれませんが、当日欠勤の際は気持ちを切り替え、電話で連絡をすることで職場への影響を防ぎやすくなります。自分の体調や状況をしっかり伝えることは、周囲への配慮にもつながります。
会社を休む電話が繋がらないときはどうすれば良い？
電話が繋がらない場合は、メールやLINEなどのメッセージツールを利用して連絡を試みましょう。これにより、欠勤の事実を相手に伝えることができます。
ただし、メールやメッセージでの連絡は相手がすぐに確認できない可能性があるため、連絡が返ってこない場合は少し時間を空けてから電話をかけることが大切です。そのほか、社内の他のメンバーや同僚にも連絡を取り、状況を共有してもらう方法もあります。
連絡が取れる手段を見つけて欠勤の理由をしっかり伝え、必要な引き継ぎがあればスムーズに行うことが欠かせません。
仕事を休むための電話をすべきタイミングまとめ
今回は、仕事を休むための電話をすべきタイミングについて解説しました。一般的には、体調不良などによる当日欠勤の場合、30分〜1時間前に電話をするのが適切とされています。
ただし、職場の環境や自身の状況によって適切な連絡のタイミングは異なるため、その時に応じた欠勤連絡が求められます。
記事で紹介した連絡のタイミングを参考にしながら、職場への影響を最小限に抑え、円滑に業務を進行できるよう、なるべく早い段階で欠勤の理由を伝えるようにしましょう。
